methode batching pour entrepreneur

Batching : une méthode efficace pour arrêter d’être débordé mais pas productif

Si tu n’as pas envie de lire cet article, écoute-le ! 👉

En tant qu’entrepreneur, on est très souvent débordé par la multitude de choses qu’on a à gérer, sans oublier qu’on est sans cesse sollicité par les réseaux sociaux, mails, clients, etc…

Combien de fois avez-vous eu un projet ou des tâches spécifiques qui nécessitent du temps, de la concentration, mais qu’un e-mail ou un appel téléphonique vous a distrait ?

On a tellement de choses à gérer, que si vous étiez comme moi il y a encore quelque mois, vous devez avoir tendance à commencer par lire vos mails, puis passer à un projet et sans le terminer aller sur vos réseaux sociaux.

Vous faites du coup, un peu de tout, comme ça vient.

Moi aussi, c’était mon cas sauf que je me suis rendu compte que j’étais tout le temps (oui, oui, vraiment tout le temps 😉) très occupée mais pas nécessairement productive.

– j’étais souvent frustrée et avais l’impression de ne pas en avoir fait assez

– j’étais épuisée « mentalement », stressée

– j’étais frustrée car je rajoutais les tâches que je n’avais pas pu faire le jour même à ma liste du lendemain

Pourquoi avais-je autant de mal à terminer ma to do list ? Comment faire pour avancer le plus possible et réaliser toutes mes tâches du jour ?

C’est précisément pour répondre à ses différentes questions que j’ai décidé d’essayer une méthode appelée «batching».

 

Qu’est ce que la méthode Batching ?

Cela consiste tout simplement  à regrouper des tâches similaires pour ensuite pouvoir les traiter d’un seul coup. C’est une forme de gestion du temps qui permet de maximiser sa concentration et de diminuer sa distraction.

Cette méthode augmente votre productivité, votre créativité et votre acuité mentale, tout en diminuant la fatigue, la procrastination et le stress.

Le traitement par lots est le regroupement de tâches équivalentes qui nécessitent des ressources similaires afin de rationaliser leur exécution.

Cette méthode, à ce que j’avais pu entendre, augmente votre productivité en vous aidant à éviter tous les désagréments qui se produisent lorsque vous passez d’un projet à l’autre.

Au lieu de cela, vous pouvez rester concentré sur les tâches à accomplir, réduire vos distractions et effectuer ces tâches de manière efficace.

C’est exactement ce qui me fallait. J’ai donc essayé ce système pendant un moment, pour voir si cela avait vraiment des conséquences sur mon travail et mes journées.

Je vous dévoile en dessous quels sont les avantages de cette méthode qui m’a permise d’améliorer ma productivité et ma concentration.

 

Quels sont les avantages du Batching ?

 

1. Réduire le temps de mise en route

 

Saviez-vous que selon une étude, chaque fois que nous sommes distraits, il faut en moyenne 15 minutes pour retrouver une concentration complète.

Durant ce temps où vous n’êtes pas concentré, vous n’êtes pas aussi efficace ou productif que vous pourriez l’être.

Alors, je vous laisse imaginer si vous changez de tâche régulièrement !

Le temps de mise en route peut aussi être, le temps de préparation, par exemple, imaginez si vous réalisez des vidéos pour vos formations et que vous en faites un peu tous les jours, à chaque fois que vous devez faire votre vidéo, il y a la mise en place de votre matériel, le choix du lieu, etc.. donc à chaque fois vous perdez au moins une demi-heure de préparation.

Maintenant imaginons que vous concentriez vos tournages sur une seule journée, une fois que vous avez trouvé le lieu et préparé votre matériel, vous n’avez plus qu’à enchaîner vos vidéos.

2. Permet de mieux s’organiser

 

Une fois que vous avez défini la liste des choses à faire, vous devez les ranger par tâche et ainsi organiser vos journées.

Vous savez ainsi à quel moment et quel jour de la semaine vous effectuez vos tâches, ce qui vous permet de ne plus vous éparpiller.

Le seul inconvénient de cette technique, dans côté organisation, je pense, c’est que le temps de préparation pour regrouper toutes ses tâches identiques demande un peu plus de temps, que de faire sa to do list au fur et à mesure de ce qui nous passe par la tête, cela demande un peu plus de méthode.

Astuce : pour gagner du temps faire sa to do List, surligner de la même couleur les tâches similaires, puis ensuite les regrouper sur un autre document.

Franchement, je pense que ces quelques minutes supplémentaires d’organisation en valent la peine!

3. Réduire le Stress

 

En utilisant cette méthode, j’ai fini par être surprise du temps que cette tactique m’a réellement fait gagner.

Mais surtout, le fait de traiter des tâches similaires dans le même laps de temps m’a aidé à me sentir beaucoup moins fatiguée par ma journée de travail et moins stressée car j’arrivais à réaliser beaucoup plus de choses.

Du coup, moins de report d’éléments sur ma to do list du lendemain.

D’ailleurs, certaines études démontrent que les changements de tâches fréquents produisaient beaucoup plus de stress qu’une organisation de travail basée sur le batching.

4. Faire moins d’erreurs

 

En étant concentrée sur des tâches similaires, je fais beaucoup moins d’erreurs.

C’est évident que changer constamment de tâche, tout au long de la journée peut être vite désorientant.

Ce qui peut parfois entrainer beaucoup trop d’erreurs et/ou d’oublis, des fautes de frappe, oublier de rappeler un client, etc…

En groupant, je me suis retrouvée à faire moins d’erreurs, étant plus concentrée sur mes tâches, je pouvais ainsi très vite remarquer les petits couacs et les rectifier.

 

Deux exemples concrets

 

1. Le traitement des mails

 

Avant j’avais généralement tendance à regarder mes mails dès réception et plusieurs fois dans la journée.

Le pire c’est que bien souvent le but était de prendre connaissance du mail mais pas forcément d’y répondre, je le lisais puis je me disais, j’y répondrais plus tard…

Résultat des courses, il m’arrivait parfois en fin de journée de me rendre compte que je n’avais pas traité tous mes mails.

Aujourd’hui, je résiste à la tentation de consulter ma boîte mail toutes les dix minutes.

Je consulte ma boîte mail le matin à mon arrivée dans mes bureaux au sein d’un espace de coworking Bordeaux Rive droite vers 9h30 puis dans l’après-midi vers 15h00.

Et surtout, à chaque moment dédié à cette tâche, je traite vraiment mes mails : réponse, appel client si nécessaire, etc…

 

2. Préparation de mes articles de blog

 

Avant le confinement, je peux vous avouer que cela faisait un bon moment que je ne rédigeais plus d’articles pour mon blog, par manque de temps mais aussi par manque de motivation, j’avouerai.

Ce qui a changé aujourd’hui ? je me dédie un temps pour ça. J’ai choisi le mardi pour travailler sur mon contenu, je regroupe tout à ce moment-là :

– la rédaction

– la création de mes images sur canva

– la programmation de la promotion de l’article

Résultat cela fait 1 mois et demi, que je rédige un article par semaine.

Je me sens plus motivée et quand je dois le faire, je suis vraiment dedans.

 

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Le batching est vraiment une très bonne méthode, par contre il est bien évident que pour certains jours cela fonctionnera à merveille et pour d’autres pas du tout.

Pourquoi ? Parce que nous sommes des entrepreneurs….et que nous ne sommes jamais à l’abri d’une réunion imprévue à programmer, d’une urgence client à régler, etc… des choses que vous n’imaginiez pas et qui deviennent soudainement des priorités.

Astuce : garder un peu de flexibilité avec ce système de gestion du temps. Conservez 1H/1h30 d’aléas dans votre journée.

 

Ai-je continué à utiliser cette méthode après ma période de test ? Je pense que quels que soient les processus que l’on met en place, il y a toujours des avantages et des inconvénients qui les accompagnent.

Mais, aujourd’hui c’est une méthode que j’utilise tous les jours, car cela m’a vraiment aidé à augmenter ma concentration et m’organiser plus efficacement.

 

Avez-vous essayé le traitement par lot, le Batching ? N’hésitez pas à me dire en commentaire si vous l’utilisez et si cela a marché pour vous !

 

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2 Commentaires

  1. Catherine VILLEGER

    Merci de cet article Esther, lu et écouté. On retrouve bien dans la partie audio tes intonations et ton dynamisme des ateliers Zoom. C’et un bon complément à mettre en valeur. Cela prend un peu plus de temps que la lecture mais on s’imprègne davantage de la méthode proposée et puis il y a des petits plus.

    Réponse
  2. Emilie LANDA

    Merci Esther pour ces conseils très utiles

    Je me suis retrouvée dans ton récit. Il est vrai que nous avons tendance à nous éparpiller facilement, et à perdre en efficacité. Nous voulons tout faire tout de suite et en fait, tout n’est jamais vraiment fini…Dédier des plages horaires ou des journées à une mission bien particulière est une très bonne idée. Je pense notamment à ton exemple de la journée vidéo.

    Merci 🙂

    Réponse

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